BESTEMME KONTEKST
Det er viktig å bestemme konteksten,
dvs. bakgrunn, forutsetninger og
sammenheng for analysearbeidet før
selve beredskapsvurderingen starter.
Dette innebærer å avklare i
hvilke omgivelser og med hvilke
rammebetingelser vi utfører
beredskapsvurderingen, samt
forhold som har betydning for
arbeidet som skal utføres. En
sentral oppgave når vi skal bestemme
konteksten vil være å fastsette og
beskrive mål, rammer og forankring
for beredskapen, med utgangspunkt i
myndighetskrav (lover og forskrifter)
og egne krav, mål og ambisjoner som
virksomheten har til beredskapen
og håndteringsevnen. Det er viktig å
gjennomføre en risikovurdering og
skape en god forståelse for risiko og
sårbarheter i virksomheten. Risikobildet
vi utarbeider i forbindelse
med risikovurderingen påvirker hvor
god beredskap virksomheten må ha,
basert på hvilke aktiviteter virksomheten
utfører og hvilke verdier
virksomheten ønsker å beskytte.
Risikobildet hjelper oss til å finne
fram til hvilke uønskede situasjoner
vi skal håndtere. I tillegg vil det å
planlegge analysearbeidet og skaffe
underlagsdokumentasjon være en del
av kontekstarbeidet.
IDENTIFISERE BEREDSKAPSSITUASJONER
Hensikten med å identifisere
beredskapssituasjoner er å
finne beredskapssituasjoner
som skal være grunnlag for
valg av beredskapsløsninger.
Utgangspunktet er risikobildet og
identifiserte uønskede situasjoner
i risikovurderingen. Følgende tre
trinn inngår når beredskapssituasjoner
skal identifiseres: (1) Fastsette
beredskapsområdet, (2) Velge beredskapssituasjoner
for analyse, og (3)
Beskrive beredskapssituasjoner.
FASTSETTE BEREDSKAPS-OMRÅDET
Beredskapsområdet er et utvalg
av beredskapssituasjoner som
skal være grunnlag for valg av
beredskapsløsninger. Ved fastsettelse
av beredskapsområdet
tar vi utgangspunkt i alle de uønskede
situasjonene som kommer frem i
kartlegging av risiko og vår forståelse
av disse. Dersom det ikke foreligger
en oversikt over uønskede situasjoner,
må en slik oversikt utarbeides
først. I dette trinnet inngår også å
velge vekk uønskede situasjoner vi
ikke ønsker å etablere beredskapsløsninger
for. Dette kan være mindre
komplekse uønskede situasjoner
som bilbulk, hærverk, sårskader
osv. Videre kan det være uønskede
situasjoner som vurderes som svært
lite sannsynlig og som organisasjonen
derfor ikke ønsker å legge til
grunn for sine beredskapsløsninger.
Eksempler er flystyrt i kontorbygget
og meteornedslag i produksjonshallen.
Etter å ha valgt vekk
uønskede situasjoner har vi
fastsatt utvalget av uønskede
situasjoner som er grunnlag for
valg av beredskapsløsninger,
også kalt beredskapsområdet.
VELGE BEREDSKAPSSITUASJONER FOR ANALYSE
Med utgangspunkt i beredskapsområdet
velger vi hvilke
beredskapssituasjoner vi skal
analysere. Beredskapssituasjoner
som håndteres tilnærmet
likt vil i stor grad kreve de
samme beredskapsløsningene.
Disse beredskapssituasjonene kan
da grupperes i samme kategori, for
å redusere antallet til en håndterbar
mengde som kan bearbeides
videre i beredskapsanalysen. Det
kan være variasjoner i håndteringen
av beredskapssituasjoner i samme
kategori, men disse variasjonene må
utgjøre mindre forskjeller i forhold
til analysens detaljnivå. F.eks. kan
personskader være en kategori i en
middels detaljert beredskapsanalyse,
som inkluderer både fallulykker,
hjertestans og klemskader. Alle
situasjonene vil kreve førstehjelp,
men type førstehjelp vil variere
sammen med nødvendig førstehjelpsutstyr.
Men siden analysen ikke er så
detaljert, vil responsen være så å si lik
for situasjonene
Når beredskapssituasjonene
er inndelt i kategorier velger
vi videre representative
beredskapssituasjoner i hver
kategori. Den representative beredskapssituasjonen
representer de
andre beredskapssituasjonene i den
samme kategorien og som krever
tilnærmet lik håndtering. Vi velger
normalt en representativ beredskapssituasjon
for hver kategori av
beredskapssituasjoner, men kan velge
to (eller flere) representative beredskapssituasjoner
fra samme kategori
hvis håndteringen varierer mye.
Dimensjonerende beredskapssituasjoner
er representative beredskapssituasjoner
som ligger
til grunn for dimensjonering av
beredskapsløsninger. Vi velger
de mest troverdige krevende
beredskapssituasjonene i hver
kategori når vi skal velge dimensjonerende
beredskapssituasjoner.
Kriterier for krevende kan i
denne sammenheng være personellog
ressursbehov, tidskrav, kapasitet,
kompetansebehov, kompleksitet,
varighet, eller krav til samhandling.
Et sett med dimensjonerende beredskapssituasjoner
kan betegnes som
beredskapens ytelsesramme. Har vi
beredskap for de dimensjonerende
beredskapssituasjonene har vi også
ytelse og kapabilitet til å håndtere
de øvrige beredskapssituasjonene i
beredskapsområdet. Dette innebærer
at vi har tilstrekkelige tekniske,
operasjonelle og organisatoriske
kapasiteter og kapabilitet til å håndtere
de mest troverdig krevende
beredskapssituasjonene vi kan
oppleve
BESKRIVE BEREDSKAPSSITUASJONER
Siste trinn med å identifisere
beredskapssituasjoner er å
beskrive de utvalgte beredskapssituasjonene
som skal
analyseres, da de utvalgte beredskapssituasjonene
kan være gjenstand
for tolkning. Vi må derfor
først etablere en felles forståelse av
hva de består av. Sentralt her er en
scenariobeskrivelse, som er en beskrivelse
av tenkt situasjonsutvikling.
I scenariobeskrivelsen vektlegger vi
hendelsesforløpet i situasjonen, uten
beskrivelse av hva involverte beredskapsaktører
utfører for å håndtere
situasjonen. Slike beskrivelser kan
som oftest hentes fra risikovurderinger,
og justeres dersom behov.
ANALYSERE BEREDSKAP
Analyse av beredskap innebærer
en systematisk og strukturert
gjennomgang av hele eller deler
av håndteringen av beredskapssituasjoner.
Analyseinnholdet
avhenger av analysens hensikt, mål
og omfang, men vil typisk omfatte
tema som organisering, ressurser,
kompetanse, samvirke, HMS, strategi
og taktikk, barrierer, interessenter og
kommunikasjon.
Den vanligste analysestrukturen
er å bruke en faseinndeling på
hver beredskapssituasjon, dvs.
dele håndteringen inn i faser.
Generelle beredskapsfaser som
kan benyttes er:
-
Overvåke
-
Varsle og mobilisere
-
Håndtere
-
Normalisere
Figur 5: Faseinndelt analyseskjema.
Når vi har valgt hvilke faser som
skal brukes i beredskapsanalysen,
anvender vi disse for de utvalgte
beredskapssituasjonene. Det er vanlig
å bruke analyseskjemaer som består
av en kolonne med beredskapsfaser
på venstre side, og så fylle inn forslag
til løsninger i kolonnene til høyre.
Figur 5 viser et standard oppsett for
beredskapsanalyseskjema. I boken
Beredskapsanalyse er det eksempler
på analyseskjema for ulike tema/
innhold.
Sentralt i analysen, uavhengig av
tema, er oppgaver som må gjøres for
å håndtere beredskapssituasjonene.
For enklere å identifisere oppgaver
kan vi spørre hvilke behov vi har
for å håndtere situasjonen i de ulike
fasene. Behov innen fasen håndtere
kan være å ivareta sikkerhet, organisere
skadestedet, ivareta uskadde og
skadde personer, sikre god informasjon
og kommunikasjon, osv. Behov
kan enten være ledeord en fasilitator
bruker for å stimulere til å identifisere
oppgaver, eller det kan være
en egen kolonne i analyseskjemaet.
Med et bevisst forhold til situasjonens
behov vil konkrete oppgaver bli
tydeligere. Detaljnivået på beskrivelsene
av oppgavene må være tilpasset
formålet med analysen. «Organisere
skadestedet» vil ikke være en hensiktsmessig
oppgavebeskrivelse når
vi skal kartlegge arbeidsomfang og
fordele oppgaver til ulike roller på et
skadested – da må alle deloppgavene
i organisering av skadestedet spesifiseres.
Krav til beredskapsløsninger angir
egenskaper som beredskapsløsninger
skal ha. Disse skal bidra til at målene
for beredskapen blir oppnådd, og blir
også ofte omtalt som ytelseskrav
når de spesifiserer ytelse. Krav kan
være både kvalitative og kvantitative
og knyttes til ulike deler av beredskapen,
f.eks. funksjoner og roller i
beredskapsorganisasjonen, utstyr og
verktøy, taktikk og strategi, osv. For å
definere kravene angis det i analyseskjemaet
hva som kreves for å kunne
utføre oppgavene på en tilfredsstillende
måte.
Forutsetninger og antagelser gjøres
alltid underveis i analysene. Forutsetninger
er betingelser vi velger som
grunnlag for beredskapsløsninger.
Antagelser er forestillinger vi forventer
er riktige og som vi velger som
grunnlag for beredskapsløsninger.
Det er nødvendig å dokumentere forutsetninger
og antagelser som gjøres,
og ta dette med i betraktning når
beredskapsløsninger skal evalueres
Figur 6 viser et eksempel på utdrag
av analyseskjema for ressurser for
beredskapssituasjonen «Brann i
produksjonsanlegg».
Figur 6: Eksempel på utfylling av analyseskjema.
EVALUERE BEREDSKAPSLØSNING
Etter at vi har analysert beredskapen
og ulike beredskapsløsninger,
må vi evaluere for å
identifisere den mest hensiktsmessige
beredskapsløsningen.
Dette innebærer en vurdering av
ulike løsninger fra analysen av beredskap
opp mot evalueringskriterier.
Slike kriterier kan for eksempel være
samsvar med regelverk, risikopåvirkning,
måloppnåelse, kvalitet, HMS og
økonomi.
Når evaluering av beredskapsløsninger
er utført, må det utarbeides en
rapport hvor arbeidet blir dokumentert
og anbefalte løsninger presenteres.
Her bør det inngå en GAP-analyse
som synliggjør hvor det er mangler
i dagens beredskap, samt oversikt
over anbefalte tiltak med tilhørende
nødvendige rammevilkår for å kunne
implementere tiltakene og få ønsket
effekt.
IVERKSETTE BEREDSKAPSLØSNINGER
Å iverksette beredskapsløsning
innebærer at ledelsen beslutter
beredskapsløsning og implementere
denne i praksis. En beredskapsanalyse,
med tilhørende tiltak, skal
følges opp med bruk av eksisterende
ordninger og verktøy i organisasjonen,
for eksempel som en del av
handlingsplaner, budsjettprosesser
og i kvalitetssystemet. Iverksettelse
av beredskapsløsninger kan innebære
større og langvarige endringer, samt
justeringer av beredskapsdokumentasjonen.
KOMMUNIKASJON OG KONSULTASJON
En vellykket beredskapsvurdering
baserer seg på god involvering av
nødvendige interessenter, eks. ansatte,
styret og nødetatene for å bedre
tilgangen til relevant informasjon
og kunnskap. Vi må derfor jevnlig
kommunisere og konsultere med flere
relevante parter og aktører i arbeidet.
Kommunikasjon og konsultasjon er
derfor et gjennomgående element
både før, under og etter beredskapsvurderingene.
OVERVÅKNING OG GJENNOMGANG
Overvåkning og gjennomgang skal
sikre at alle aktiviteter i beredskapsarbeidet
planlegges, utføres og følges
opp med nødvendig kvalitet ved hjelp
av metoder og verktøy for kvalitetssikring
og kvalitetskontroll. I tillegg
skal overvåkning og gjennomgang
sikre at organisasjonens beredskap til
enhver tid er tilpasset behov, omgivelser
og rammebetingelser, samt blir
systematisk forbedret. Det vil hele
tiden oppstå endringer i organisasjonen
og vi får erfaringer fra hendelser
og øvelser i organisasjonen vår og fra
omgivelsene som påvirker behovet og
løsninger vi vil ha for beredskap.